Di dunia bisnis ada begitu banyak istilah akuntansi yang sangat terkenal, salah satunya adalah invoice. Anda harus tahu, keberadaan invoice ini memainkan peran penting dalam perekaman barang atau jasa yang telah dibeli pelanggan. Di masa mendatang, invoice dapat menjadi referensi untuk menghitung laba rugi perusahaan.
Invoice adalah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi pembelian dan penjualan, terutama untuk entitas komersial yang terdaftar oleh pajak. Istilah simpelnya adalah nota, biasanya usaha komersial yang belum terdaftar dengan pajak dan masih konvensional, menggunakan nota untuk mengganti invoice. Jadi, apa perbedaan dalam invoice dan nota ? Silahkan simak penjelasannya dalam artikel ini.
Apa Itu Invoice ?
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).
Selain memuat detail pembelian, invoice sering digunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli. Batas waktu yang diperlukan untuk melakukan pembayaran yang tercantum pada invoice umumnya akan disesuaikan dengan perjanjian pada waktu awal pesanan pembelian.
Perusahaan kecil maupun besar harus memiliki dokumen ini. Selain menjadi bukti penagihan, dokumen ini juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa entitas bisnis telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.
Pembuatan invoice umumnya dibuat sebanyak tiga salinan, satu untuk pembeli, yang kedua disimpan oleh penjual sebagai lampiran, dan yang ketiga disimpan dalam buku faktur. Tidak ada format standar untuk pembuatan invoice, tetapi ada beberapa komponen yang harus Anda sertakan dalam faktur.
Perbedaan Invoice dan Nota
Bagi sebagian orang, invoice itu terlihat sama seperti nota. Ternyata keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jadi, apa beda keduanya ?
Seperti dijelaskan di atas, invoice adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di masa mendatang yang dikirim oleh penjual kepada pembeli. Secara umum, pembeli dapat menerima invoice setelah melakukan pemesanan.
Sementara itu, nota adalah tanda bukti yang penjual kirimkan kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan tanda tangan penerima. Oleh karena itu, nota akan dikirim setelah pengiriman uang.
Jenis-Jenis Invoice
Invoice ternyata memiliki 3 jenis, tergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis-jenis invoice yang sering digunakan perusahaan :
- Invoice Konsuler
Invoice ini biasanya digunakan untuk pembelian dan penjualan kebutuhan antar negara. Baik perusahaan dan pelanggan membutuhkan invoice ini untuk membuatnya lebih mudah untuk tindak lanjut. Misalnya, saat pembayaran akan dilakukan. Selain itu, juga misalnya metode pembayaran apa yang akan disepakati.
Dokumen ini juga harus mendapatkan ratifikasi negara asal dan negara tujuan. Karena, jika tidak, produk bisnis Anda akan sulit untuk mencapai negara tujuan.
- Invoice Biasa
Invoice ini adalah jenis yang paling banyak digunakan saat melakukan transaksi. Isi faktur ini adalah informasi tentang entitas bisnis dan pembeli, item produk dan harga total yang harus dibayar oleh perusahaan pembelian.
- Invoice Proforma
Invoice Proforma adalah jenis invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pembeli sebelum penjual mengirimkan semua item pemesanan. Secara umum, barang-barang akan dikirim secara teratur. Jika semua produk telah diterima oleh pembeli, penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya adalah agar dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah menerima pembeli secara keseluruhan.
Fungsi Invoice
Setelah mengetahui pengertian dan jenis invoice, berikut ini adalah beberapa fungsi dari invoice yang perlu Anda ketahui.
- Fungsi utama invoice adalah untuk mencatat detail pembelian dan syarat pembayaran untuk melakukan penagihan pada konsumen untuk segera melakukan pembayaran
- Jika ada kasus perbedaan dalam pembayaran faktur atau produk pengiriman, invoice dapat menjadi referensi yang sah
-
Invoice bisa menjadi alat untuk memfasilitasi pelaku bisnis dalam pemantauan perkembangan bisnis yang baru dirintis
-
Invoice dapat memfasilitasi akuntansi keuangan. Melalui akuntansi keuangan, Anda juga dapat memantau bagaimana perkembangan komersial setiap waktunya
-
Sebagai referensi yang sah, jika Anda ingin menjual kembali barang yang dibeli pada pihak lain
Elemen dan Cara Membuat Invoice yang Baik
Setelah mengetahui pengertian dan pentingnya faktur di perusahaan Anda, sangat penting untuk membuat invoice. Kemampuan untuk membuat tagihan yang baik dan benar sangat penting untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda.
Untuk membuat invoice, itu tidak sulit. Setidaknya buatlah invoice yang berisi komponennya sendiri. Invoice umumnya berisi komponen-komponen berikut :
- Kata “Invoice” sebagai nama atau judul dokumen yang Anda buat
- Nomor Invoice yang unik sebagai referensi penjual dan pembeli. Nomor ini digunakan untuk memisahkan invoice dari satu dengan yang lain
- Nama dan data kontak pembeli. Nama ini sangat diperlukan karena dengan adanya nama agensi atau orang pembeli, invoice baru dapat diberikan kepada pembeli
- Nama dan informasi kontak penjual. Komponen penjual tentu sangat diperlukan karena jika tidak maka invoice tidak dapat digunakan
- Tanggal produk dikirim atau tanggal layanan disediakan. Tanggal atau waktu ini dibuat untuk mengetahui produk / layanan yang dibeli oleh klien ketika dikirim atau ketika pelanggan membeli barang Anda
- Ketentuan Pembayaran (terdiri dari metode pembayaran, ketika pembayaran telah diterima, detail tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dll.)
- Deskripsi / Layanan Produk. Ini sangat penting dari komponen invoice. Karena jika tidak ada deskripsi, kelayakannya tidak baik dan informasi tentang invoice tidak lengkap
- Harga per unit unit (jika ada). Ini termasuk tidak wajib untuk dicantumkan. Jika ada yang lebih baik. Tujuannya untuk mengklarifikasi unit produk yang dibeli dan berapa harga satuannya. Jadi pelanggan tidak mengalami kebingungan ketika melihat invoice yang Anda berikan
- Jumlah total yang dibebankan. Biaya yang harus dibayar pada kita. Untuk memudahkan pelanggan mengetahui total yang harus mereka bayar
Kesimpulan
Sekarang, Anda telah mengetahui tentang pengertian invoice secara mendalam dan tips bagaimana penerapannya. Terapkan ini untuk bisnisnya untuk menambah kredibilitas bisnisnya di mata klien Anda.
