TOR adalah term of reference, dokumen yang kerap digunakan dalam dunia kerja. Apa pun jenis industrinya, dokumen TOR dibutuhkan saat Anda hendak bekerja sama dengan pihak ketiga atau kebutuhan internal perusahaan.
Dokumen ini dijadikan panduan ketika Anda menyelenggarakan acara, membuat proyek, atau menjelaskan acara kepada narasumber. Orang yang membaca TOR akan memiliki gambaran tentang suatu proyek sehingga tahu harus berbuat apa sesuai tugasnya.
Apa Itu ToR?
TOR adalah dokumen yang memuat informasi terkait detail suatu pekerjaan. TOR juga kerap dijadikan panduan evaluasi bagi individu maupun tim yang terlibat dalam suatu proyek.
Dokumen ini mempunyai level strategis yang disusun ketika tahap perencanaan proyek sehingga memuat berbagai aktivitas yang akan dilakukan secara rinci. Kadang TOR juga memuat jadwal pertemuan, perjanjian, dan negosiasi, baik yang telah maupun akan dilaksanakan oleh pihak-pihak terkait.
TOR bermanfaat sebagai:
- Landasan perencanaan kegiatan atau proyek
- Dasar penilaian audit oleh bagian keuangan dan manajemen
- Bahan penilaian terhadap kualifikasi suatu proyek
- Media dan sarana pimpinan mengontrol kinerja bawahan.
Isi Term of Reference (TOR)
Kunci penyusunan TOR adalah mengikuti kaidah 5W+2H, yaitu what, why, who, where, when, how, dan how much. Namun, secara umum TOR memuat beberapa informasi detail seperti dijelaskan di bawah ini.
Latar belakang
Merepresentasikan konsep why, Anda perlu menjelaskan terkait latar belakang pelaksanaan proyek secara rinci. Dasar hukum dan kebijakan terkait proyek juga bisa dicantumkan di bagian pertama ini.
Uraian kegiatan
Di sini Anda akan menjelaskan elemen what suatu proyek, apa jenis kegiatan yang akan dilakukan berikut batasan-batasan kegiatannya.
Tujuan dan manfaat
Apa yang ingin dicapai dan manfaat yang dapat diperoleh dari proyek tersebut? Nah, di bagian inilah Anda akan menjawab elemen why pelaksanaan suatu proyek.
Metode dan tahapan
Metode dan tahapan dari TOR adalah bagian yang menjelaskan bagaimana (how) suatu proyek akan dilaksanakan.
Waktu pelaksanaan
Bagian ini memuat jadwal (when) dan tempat (where) yang telah disetujui untuk pelaksanaan kegiatan. Cantumkan secara detail, jika perlu gunakan timeline atau jadwal terperinci setiap aktivitas.
Produk
Bagian ini perlu Anda cantumkan jika TOR berkaitan dengan produk yang akan dihasilkan dari suatu proyek. Uraikan secara rinci perencanaan produksi, proses, workshop, hingga siapa yang bertanggung jawab atas semua prosesnya.
Tim penanggung jawab
Anda juga harus mencantumkan siapa saja (who) yang masuk dalam tim pengerjaan proyek. Untuk internal perusahaan, menuliskan nama karyawan, divisi, dan posisi dalam tim proyek sudah cukup. Jika TOR ditujukan kepada pihak ketiga, Anda boleh menambahkan informasi lain, seperti keahlian dan pengalaman anggota tim.
Anggaran
Rencana Anggaran Biaya (RAB) dalam TOR adalah bagian penting yang menguraikan berapa (how much) kebutuhan dana pelaksanaan proyek tersebut. Anda dapat membaginya menjadi dua bagian, yaitu pemasukan dan pengeluaran sehingga bisa terpetakan dengan jelas bagaimana anggaran yang dibutuhkan.
Penanggung jawab
Cantumkan juga siapa person in charge atau penanggung jawab proyek ini. Jadi, pihak lain tahu harus menghubungi siapa terkait TOR.
Cara Pembuatan Term of Reference (TOR)
Semua elemen di atas harus dapat Anda susun dengan rapi, mudah dibaca, serta mudah dipahami dalam TOR. Siapa pun yang membacanya bisa memperoleh gambaran seperti apa proyek tersebut akan dilaksanakan. Untuk membuat TOR, Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut.
Buat judul secara jelas
Judul merepresentasikan isi suatu proyek sehingga tuliskan judul secara jelas dan sederhana agar mudah dipahami pihak lain.
Tulis latar belakang dengan runtut
Sampaikan latar belakang secara runtut, singkat, padat, dan logis dengan bahasa yang mudah dipahami banyak orang. Hindari pemakaian istilah atau jargon yang terdengar asing agar pihak lain dapat memahami maksud Anda.
Sebutkan tujuan secara detail
Pastikan tujuan benar-benar relevan dengan latar belakang sehingga orang lain dapat memahami kesinambungan setiap bagian TOR, serta menjadikan TOR sebagai panduan kerja.
Cantumkan semua elemen pada TOR
Bagian isi TOR saling berkaitan satu sama lain. Anda harus memuatnya secara utuh supaya orang lain mendapatkan gambaran penuh tentang proyek tersebut.
Tuliskan anggaran
Anggaran harus dibuat sedetail mungkin karena terkait pendanaan dan pengeluaran biaya. Rencana keuangan ini dapat digunakan pihak keuangan maupun manajemen untuk melakukan evaluasi terhadap keuangan kegiatan.
TOR adalah dokumen penting yang harus dimiliki setiap kali Anda membuat proyek atau kegiatan, baik dalam lingkup internal maupun eksternal perusahaan.
