Dalam kegiatan operasional sehari-hari, perusahaan sering kali dihadapkan pada kebutuhan untuk melakukan pengeluaran dalam jumlah kecil. Pengeluaran ini biasanya tidak ekonomis dan memakan waktu jika dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer bank. Oleh karena itu, perusahaan umumnya menggunakan sistem kas kecil untuk menangani pengeluaran-pengeluaran kecil tersebut.
A. Definisi Kas Kecil
Kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek atau giro. Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai pengeluaran seperti pembelian alat tulis, ongkos angkut, biaya makan, dan lain sebagainya.
B. Tujuan Penggunaan Kas Kecil
Tujuan utama penggunaan kas kecil adalah untuk:
- Mempermudah dan mempercepat proses pembayaran pengeluaran kecil.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan perusahaan.
- Meminimalisir penggunaan cek atau giro untuk transaksi kecil.
- Memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam melakukan pengeluaran kecil yang sifatnya mendesak.
C. Manfaat Penggunaan Kas Kecil
Penggunaan kas kecil menawarkan beberapa manfaat bagi perusahaan, antara lain:
- Menghemat waktu dan biaya: Pembayaran dengan kas kecil lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan menggunakan cek atau giro. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan proses pembayaran.
- Meningkatkan efisiensi: Kas kecil dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mempercepat proses pengeluaran kecil.
- Meningkatkan fleksibilitas: Kas kecil memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk melakukan pengeluaran kecil yang sifatnya mendesak.
- Mempermudah pelacakan pengeluaran: Kas kecil memudahkan pelacakan pengeluaran kecil karena setiap pengeluaran hnn dibuktikan dengan dokumen yang sah.
II. Pengelolaan Kas Kecil
A. Penetapan Dana Kas Kecil
Besaran dana kas kecil yang ditetapkan oleh perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor, antara lain:
- Rata-rata pengeluaran kas kecil per periode: Perusahaan perlu menghitung rata-rata pengeluaran kas kecil per periode untuk menentukan jumlah dana kas kecil yang ideal.
- Frekuensi pengisian kas kecil: Semakin sering kas kecil diisi, semakin kecil jumlah dana yang diperlukan.
- Tingkat risiko penyelewengan: Semakin tinggi tingkat risiko penyelewengan, semakin kecil jumlah dana yang ideal.
B. Pencatatan Pengeluaran Kas Kecil
Setiap pengeluaran kas kecil harus dicatat dengan benar dan akurat. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disediakan oleh perusahaan. Formulir tersebut harus memuat informasi tentang:
- Tanggal pengeluaran
- Nama pengeluaran
- Jumlah pengeluaran
- Tanda tangan pemberi kuasa
- Tanda tangan kasir
C. Pertanggungjawaban Kas Kecil
Pemegang kas kecil bertanggung jawab atas pengelolaan dan pencatatan kas kecil. Secara berkala, pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan penggunaan kas kecil kepada pihak yang berwenang. Pertanggungjawaban ini dilakukan dengan menyerahkan laporan kas kecil yang berisi:
- Saldo awal kas kecil
- Total pengeluaran kas kecil
- Bukti-bukti pengeluaran
- Saldo akhir kas kecil
D. Sistem Pengelolaan Kas Kecil
Terdapat dua sistem umum yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil, yaitu:
1. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Pada sistem dana tetap, jumlah dana kas kecil yang ditetapkan tidak berubah. Setiap kali kas kecil diisi, jumlah dana yang diisi sama dengan jumlah pengeluaran yang telah dilakukan selama periode sebelumnya.
Kelebihan:
- Sederhana dan mudah dipahami
- Memudahkan pengendalian internal
Kekurangan:
- Kurang fleksibel
- Memerlukan pengisian kas kecil secara berkala
2. Sistem Dana Berfluktuasi (Fluctuating Fund System)
Pada sistem dana berfluktuasi, jumlah dana kas kecil tidak tetap dan dapat berubah sesuai dengan kebutuhan. Dana kas kecil diisi kembali hanya ketika saldonya telah mencapai batas minimum yang telah ditetapkan.
Kelebihan:
- Lebih fleksibel
- Meminimalisir pengisian kas kecil yang tidak perlu
Kekurangan:
- Lebih kompleks dan sulit dipahami
- Memerlukan pengendalian internal yang lebih kuat
Pemilihan sistem pengelolaan kas kecil yang tepat tergantung pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan.
E. Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Pengelolaan Kas Kecil
Beberapa dokumen yang umum digunakan dalam pengelolaan kas kecil, antara lain:
- Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil: Surat keputusan ini berisi tentang penetapan dana kas kecil, nama pemegang kas kecil, dan pihak yang berwenang untuk mengawasi pengelolaan kas kecil.
- Formulir Permintaan Pengisian Kas Kecil: Formulir ini digunakan oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kas kecil kepada pihak yang berwenang.
- Formulir Bukti Pengeluaran Kas Kecil: Formulir ini digunakan oleh pemegang kas kecil untuk mencatat setiap pengeluaran kas kecil.
- Laporan Pertanggungjawaban Kas Kecil: Laporan ini digunakan oleh pemegang kas kecil untuk mempertanggungjawabkan penggunaan kas kecil kepada pihak yang berwenang.
III. Ketentuan dan Peraturan Terkait Kas Kecil
A. Peraturan Perpajakan Terkait Kas Kecil
Penggunaan kas kecil harus tunduk pada peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Peraturan perpajakan yang terkait dengan kas kecil antara lain:
- Pasal 28 Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2020 tentang Pajak Penghasilan Atas Penghasilan dari Usaha Dagang dan Jasa dan Pajak Penghasilan Orang Pribadi
Peraturan ini mengatur tentang batasan pengeluaran yang dapat dibebankan sebagai biaya dan dikurangkan dari penghasilan bruto, termasuk pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil.
- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 104/PMK.03/2020 tentang Tata Cara Pemotongan Pajak Penghasilan Atas Penghasilan dari Usaha Dagang dan Jasa dan Pajak Penghasilan Orang Pribadi
Peraturan ini mengatur tentang tata cara pemotongan pajak penghasilan (PPh) atas pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil.
B. Standar Akuntansi Terkait Kas Kecil
Penggunaan kas kecil juga harus tunduk pada standar akuntansi yang berlaku di Indonesia. Standar akuntansi yang terkait dengan kas kecil antara lain:
- PSAK 1: Kebijakan Akuntansi
PSAK ini mengatur tentang pengakuan, pengukuran, penyajian, dan pengungkapan informasi keuangan dalam laporan keuangan.
- PSAK 4: Kas
PSAK ini mengatur tentang pengakuan dan pengukuran kas di neraca.
C. Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal Kas Kecil
Pengelolaan kas kecil harus menerapkan prinsip-prinsip pengendalian internal yang memadai untuk mencegah dan mendeteksi terjadinya penyelewengan. Prinsip-prinsip pengendalian internal tersebut antara lain:
- Otorisasi: Setiap pengeluaran kas kecil harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
- Pemisahan Tugas: Pemegang kas kecil tidak boleh merangkap sebagai pembuat bukti pengeluaran atau melakukan verifikasi bukti pengeluaran.
- Dokumentasi: Setiap pengeluaran kas kecil harus dibuktikan dengan dokumen yang sah.
- Pengawasan: Pengelolaan kas kecil harus diawasi secara berkala oleh pihak yang berwenang.
IV. Tips dan Trik Mengelola Kas Kecil
A. Tips Memilih Kasir Kas Kecil yang Tepat
Memilih kasir kas kecil yang tepat merupakan langkah penting dalam pengelolaan kas kecil yang efektif. Berikut beberapa tips untuk memilih kasir kas kecil yang tepat:
- Memiliki integritas yang tinggi: Kasir kas kecil harus memiliki integritas yang tinggi dan dapat dipercaya untuk bertanggung jawab atas dana kas kecil.
- Teliti dan rapi: Kasir kas kecil harus teliti dan rapi dalam mencatat pengeluaran dan menyimpan dokumen-dokumen yang terkait dengan kas kecil.
- Mampu bekerja sama: Kasir kas kecil harus mampu bekerja sama dengan baik dengan pihak lain yang terlibat dalam pengelolaan kas kecil.
B. Cara Meminimalisir Risiko Penyelewengan Kas Kecil
Penyelewengan kas kecil merupakan salah satu risiko yang sering terjadi dalam pengelolaan kas kecil. Berikut beberapa cara untuk meminimalisir risiko penyelewengan kas kecil:
- Terapkan sistem pengendalian internal yang memadai: Sistem pengendalian internal yang memadai dapat membantu mencegah dan mendeteksi terjadinya penyelewengan.
- Lakukan pengawasan secara berkala: Lakukan pengawasan secara berkala terhadap pengelolaan kas kecil untuk memastikan bahwa kas kecil dikelola dengan baik.
- Berikan sanksi yang tegas bagi pelaku penyelewengan: Berikan sanksi yang tegas bagi pelaku penyelewengan untuk memberikan efek jera.
C. Tips Mengoptimalkan Penggunaan Kas Kecil
Berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan penggunaan kas kecil:
- Tentukan batasan pengeluaran kas kecil yang jelas: Batasan pengeluaran kas kecil yang jelas dapat membantu mengendalikan penggunaan kas kecil.
- Gunakan sistem pembayaran yang efisien: Gunakan sistem pembayaran yang efisien, seperti penggunaan kartu kredit atau debit, untuk pengeluaran kas kecil yang besar.
- Lakukan rekonsiliasi kas kecil secara berkala: Lakukan rekonsiliasi kas kecil secara berkala untuk memastikan bahwa saldo kas kecil sesuai dengan saldo di pembukuan.
V. Penutup
Kas kecil merupakan alat yang penting untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran kecil dengan lebih efektif dan efisien. Penggunaan kas kecil yang tepat dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, menghemat waktu dan biaya, serta memberikan fleksibilitas kepada karyawan.
Kesimpulan
- Kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek atau giro.
- Pengelolaan kas kecil yang efektif dan efisien membutuhkan sistem yang jelas dan terstruktur.
- Perusahaan perlu memilih sistem pengelolaan kas kecil yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristiknya.
- Penggunaan kas kecil harus tunduk pada ketentuan dan peraturan yang berlaku, baik peraturan perpajakan maupun standar akuntansi.
- Pengelolaan kas kecil harus menerapkan prinsip-prinsip pengendalian internal yang memadai untuk mencegah dan mendeteksi terjadinya penyelewengan.
- Dengan menerapkan tips dan trik yang tepat, perusahaan dapat meminimalisir risiko penyelewengan dan mengoptimalkan penggunaan kas kecil.
